Was vor einer Systemabschaltung gesichert sein muss

Wer ist zuständig?

Eine Betriebseinstellung allein bestimmt noch nicht, wer entscheiden darf. Bei einer GmbH-Liquidation richten sich Aufgaben und Vertretung der Liquidatoren nach § 70 GmbHG. Im eröffneten Insolvenzverfahren und in Eigenverwaltung gelten die jeweiligen Regeln der InsO.

Nach beendeter GmbH-Liquidation regelt § 74 Abs. 2 GmbHG eine zehnjährige Verwahrung der Bücher und Schriften. Das ist eine besondere Regel für diese Situation, keine allgemeine Frist für alle Rechtsformen und keine Erlaubnis zur kommerziellen Nutzung.

Belege: Gesetz · § 70 GmbHG – Aufgaben und Vertretung der Liquidatoren · Gesetz · § 74 GmbHG – Beendigung der Liquidation und Verwahrung · Gesetz · § 80 InsO – eröffnetes Regelverfahren · Gesetz · § 270 InsO – Eigenverwaltung

Wie lange müssen Unterlagen bleiben?

Es gibt keine einheitliche Frist für alle Unternehmensdaten. HGB und AO unterscheiden Unterlagenarten. Die Übersicht zeigt Grundfristen; Sonder-, Anwendungs- und Übergangsregeln sowie eine längere steuerliche Erforderlichkeit müssen zusätzlich geprüft werden.

Belege: Gesetz · § 257 HGB – Unterlagenarten, Fristen und Wiedergaben · Gesetz · § 147 AO – steuerliche Aufbewahrung

Genügt eine digitale Kopie?

HGB und AO erlauben bei bestimmten Unterlagen unter Voraussetzungen Wiedergaben auf Datenträgern. Manche Dokumente sind ausgenommen. Verfügbarkeit, Lesbarkeit und die erforderliche steuerliche Auswertbarkeit bleiben maßgeblich.

Vor Migration oder Löschung wird deshalb die zulässige Archivierungsform geklärt. Eine ungeprüfte Dateikopie oder eine für KI bereinigte Fassung genügt nicht automatisch.

Belege: Gesetz · § 257 HGB – Unterlagenarten, Fristen und Wiedergaben · Gesetz · § 147 AO – steuerliche Aufbewahrung

Darf ein Archiv zusätzlich lizenziert werden?

Eine Lizenzkopie lässt sich getrennt vom Pflichtarchiv organisieren. Dafür braucht es eine eigene Prüfung von Nutzungsrechten, Datenschutz, Geheimhaltung und Vertragsgrenzen. Die Aufbewahrungspflicht selbst erlaubt keine neue Nutzung.

Die DSK behandelt bestimmte zur Aufbewahrung übermittelte Kundendaten bei Asset Deals zweckgebunden und getrennt von einer eigenen Nutzung des Erwerbers. Ihr Beschluss betrifft konkrete Fallgruppen; er ist keine allgemeine Freigabe für historische KI-Datensätze.

Belege: Behördenauffassung · DSK-Beschluss zu Asset Deals vom 11.09.2024, II.3

Nutzungsrechte und Zuständigkeit im Insolvenzverfahren ↗
Personenbezüge und Empfängerkontext einordnen ↗

Was ist jetzt praktisch zu tun?

Fiktives Beispiel: Das Hosting endet in vier Wochen. Die zuständige Stelle erfasst vorher Archivierungspflichten, vorhandene Sicherungen und eine auskunftsfähige IT-Person. Mit einer Bestandsbeschreibung kann parallel Interesse bei Datenpartnern geprüft werden.

Zusätzliche technische Arbeiten werden erst beauftragt, wenn Umfang, Berechtigung, Kosten und Nutzen geklärt sind.

• Erforderliche Unterlagen und zulässige Archivierungsform bestimmen.
• Sicherungen, Formate und Lesbarkeit prüfen.
• Zugänge, Kündigungstermine und Ansprechpartner festhalten.
• Zusätzliche Prüfungen oder Exporte gezielt beauftragen.

Eigenes illustratives Beispiel; keine feste Bearbeitungszusage oder eigene Kundenreferenz.

Eine erste Bestandsübersicht erstellen ↗