Welche Angaben werden gebraucht?
Beschreiben Sie den heute vorhandenen Bestand. Das Unternehmensalter sagt wenig darüber aus, welche Daten noch erhalten sind. Auch Lücken, Sprachen und unbekannte Ablagen gehören in die Übersicht.
Ungefähre Angaben sind in Ordnung. Die Übersicht soll gezielte Rückfragen ermöglichen, keine abgeschlossene Prüfung ersetzen.
| Angabe | Beispiel für eine brauchbare Beschreibung |
|---|---|
| Branche und Größenordnung | Technischer Handel, früher etwa 40 Beschäftigte |
| Erhaltene Historie | Projektablage 2018 bis 2025, frühere Jahre unklar |
| Systeme und Formate | Exchange-Sicherung, ERP-Export, PDF- und CAD-Ablagen |
| Zusammengehörige Vorgänge | Angebot, Bestellung, technische Rückfrage und Reklamationsabschluss |
| Zugang und Kontakt | Sicherung vorhanden; externer IT-Dienstleister kann das Format erklären |
| Ausschlüsse und offene Rechte | Personalakten separat; bestimmte Kundenprojekte gesondert einordnen |
Eigenes fiktives Beispiel. Keine echten Unternehmens- oder Kontaktdaten.
Was sagt ein Programmname aus?
Der Programmname zeigt, wo gearbeitet wurde; ein Beispiel zeigt, was dort dokumentiert ist. Im ERP können Auftragsfolgen liegen, in der Projektablage Versionen, Entscheidungen und Abnahmen.
Mercor nennt Kommunikations-, CRM-, Dokumentations- und Entwicklungssysteme als mögliche Quellen. Solche Listen helfen bei der Beschreibung. Sie sind keine Pflichtausstattung und bestätigen keine Nutzbarkeit des gesamten Inhalts.
Belege: Anbieterprogramm · Mercor – Datenquellen und beschriebene Systeme
Müssen Export und Bereinigung schon fertig sein?
Nein. Beschreiben Sie zunächst Systeme sowie vorhandene Exporte und Sicherungen. Erst bei konkretem Interesse wird abgestimmt, ob eine Probe oder ein technischer Zugriff nötig ist.
Wir koordinieren Angaben und Rückfragen. Technische Ansprechpartner und der beauftragte Datenpartner übernehmen die vereinbarten technischen Arbeiten. Umfang, Empfänger, Zugriffsweg und Kosten müssen davor feststehen.
Was ist vor einer Abschaltung wichtig?
Notieren Sie, wann Hosting, Lizenzen oder Zugänge enden und wer technische Auskunft geben kann. Erfassen Sie vorhandene Sicherungen mit Format, Zeitraum und Lesbarkeit.
Gesetzliche Archivierung und eine mögliche Lizenzkopie werden getrennt geplant. Ein ungeklärter Erlös rechtfertigt weder pauschale Vorratskopien noch automatisch den Weiterbetrieb aller Systeme.
- Erforderliche Archivierung und vorhandene Sicherungen erfassen.
- Zugänge, Abschalttermine und technische Ansprechpartner festhalten.
- Zusätzliche Exporte nur mit geklärter Berechtigung, Zweck und Auftrag veranlassen.
Belege: Gesetz · § 257 HGB – Aufbewahrung und zulässige Wiedergaben · Gesetz · § 147 AO – Verfügbarkeit und Aufbewahrung
Aufbewahrung und Sicherung bei Stilllegung und Liquidation ↗
Was lässt sich damit entscheiden?
Ein Datenpartner kann die Passung besser beurteilen und fehlende Informationen benennen. Danach werden Prüfweg und gegebenenfalls Angebot konkret.
Eine hilfreiche Rückmeldung nennt nächste Aufgaben und Beteiligte. Eine allgemeine Interessensbekundung oder Rechnerzahl genügt dafür noch nicht.
Quellen und Einordnung
- AnbieterprogrammMercor – Datenquellen und beschriebene SystemeGeprüft: 04.11.2026
- Gesetz§ 257 HGB – Aufbewahrung und zulässige WiedergabenGeprüft: 04.11.2026
- Gesetz§ 147 AO – Verfügbarkeit und AufbewahrungGeprüft: 04.11.2026
Anbieterangaben beschreiben das jeweilige Programm. Eigene Beispiele und praktische Ableitungen sind im Text entsprechend eingeordnet.